Procurement Shared Services - Finance, Northwest Territories

Services partagés de l’approvisionnement

FAQ pour les fournisseurs

Que signifie « fournisseur unique »?

Le recours à un fournisseur unique pour l’achat de biens et services signifie simplement la conclusion d’un contrat directement avec une entreprise ou un entrepreneur sans passer par un processus concurrentiel comme un appel d’offres ou une demande de propositions (DDP).

Le GTNO autorise les achats auprès d’un fournisseur unique :

  • Pour l’achat des biens et services généraux de moins de 10 000 $;
  • Pour l’achat de services professionnels sans appel d’offres* de moins de 50 000 $;
  • Pour l’achat de services d’ingénierie ou d’architecture de moins de 100 000 $;
  • Lorsqu’il n’y a qu’un seul fournisseur potentiel dont le produit est reconnu comme produit fabriqué aux TNO;
  • Lorsque l’exécution du contrat est requise d’urgence et qu’un délai porterait atteinte à l’intérêt public. Habituellement, cela signifie qu’il s’agit d’une situation d’urgence et qu’un délai aurait des répercussions importantes;
  • Lorsqu’un seul fournisseur est disponible et capable d’exécuter le contrat. Habituellement, cela est dû à une ou plusieurs des raisons suivantes :
      • les travaux sont assez inhabituels;
      • les travaux visent un prototype, une expérience ou une conception originale;
      • une entente de coopération exécutoire est conclue avec l’entrepreneur;
      • la situation géographique nuit à la disponibilité des matériaux et fournitures utilisés;
      • un monopole de droit s’applique;
      • il n’y a pas de concurrents;
      • les travaux visent la protection de personnes, d’animaux ou de plantes;
      • questions de compatibilité, de droit d’auteur et de brevet, ou il est nécessaire de maintenir la garantie du fabricant.

* Les services professionnels sont définis plus précisément comme des services fournis par des organisations dont les professions sont établies ou réglementées par la législation des Territoires du Nord-Ouest.

Pourquoi la limite sur les achats auprès d’un fournisseur unique a-t-elle changé?

Le GTNO a apporté cette modification pour donner plus d’occasions aux entreprises locales et nordiques de soumissionner à des appels d’offres de 10 000 $ à 25 000 $.

Quelles sont les répercussions de cette modification sur la façon dont les ministères achètent des biens et services de moins de 10 000 $?

Les biens et les services d’une valeur de moins de 10 000 $ peuvent être achetés directement par le personnel d’un ministère auprès d’un fournisseur sans lancer un appel d’offres officiel. Toutefois, il faut respecter l’ordre de préférence recommandé ci-dessous. Si la valeur des services est supérieure à 10 000 $, un processus d’approvisionnement public et concurrentiel doit être établi par les Services partagés de l’approvisionnement.

Ordre de préférence :

  1. Acheter localement, auprès d’un fournisseur approuvé en vertu de la politique d’encouragement aux entreprises (PEE);
  2. Acheter dans la région, auprès d’un fournisseur approuvé en vertu de la PEE;
  3. Acheter aux TNO auprès d’un fournisseur approuvé en vertu de la PEE;
  4. Acheter aux TNO auprès d’un fournisseur non approuvé en vertu de la PEE;
  5. Acheter auprès d’un fournisseur du sud.

Cet ordre de préférence est valable également pour les contrats de services professionnels d’une valeur inférieure à 50 000 $ et aux services d’architecture et d’ingénierie d’une valeur inférieure à 100 000 $.

Pour les contrats de moins de 10 000 $, l’achat auprès d’un fournisseur unique est-il la seule méthode utilisée par le GTNO?

Pour les contrats de moins de 10 000 $, l’achat auprès d’un fournisseur unique n’est que l’une des nombreuses méthodes que le gouvernement peut utiliser pour se procurer des biens et services en cherchant le meilleur rapport qualité-prix. Les autres méthodes comprennent les conventions d’offre à commandes (COC), les demandes de devis ou de propositions, ou les appels d’offres.

Il est recommandé aux ministères d’obtenir au moins deux devis pour s’assurer de choisir la meilleure valeur pour le GTNO.

Quelles sont les modifications apportées à la Politique d’encouragement aux entreprises (PEE)?

La clause 8(a) « 25 000 $ ou moins » a été révisée comme suit :

Contrats inférieurs à 10 000 $

Dans la mesure du possible, les biens, les services et les ouvrages de construction d’une valeur inférieure à 10 000 $ doivent être achetés dans la collectivité directement auprès des entreprises approuvées en vertu de la PEE, mais aucun ajustement des soumissions ne sera appliqué.

Comment puis-je vérifier si mon entreprise est approuvée en vertu de la PEE?

Vous trouverez le registre de la PEE sur le site Web du ministère de l’Industrie, du Tourisme et de l’Investissement. https://www.iti.gov.nt.ca/fr/services/business-incentive-program-bip/search-bip-registry

En ce qui concerne l’achat des biens, le fournisseur donné DOIT être inscrit dans le groupe d’entreprises qui vendent les produits recherchés. En ce qui concerne l’achat des services, le fournisseur n’est pas tenu d’être inscrit pour le service en question; si le fournisseur figure dans le registre de la PEE, cela veut dire qu’il est inclus dans toutes les catégories de services.

Pour les achats inférieurs à 10 000 $, un ministère peut-il choisir n’importe quel fournisseur?

Le cas échéant, il est recommandé d’utiliser les COC chaque fois que c’est possible. Si aucune COC n’existe déjà pour les biens et services nécessaires, le ministère doit suivre l’ordre de préférence décrit précédemment, ou passer par une procédure de marché public.

Un ministère peut-il choisir d’acheter auprès d’un fournisseur du sud si celui-ci offre des économies plus importantes qu’un fournisseur approuvé en vertu de la PPE?

Le cas échéant, il est recommandé d’utiliser d’abord une COC (convention d’offre à commandes). Si aucune COC n’existe, le ministère peut d’abord décider d’acheter les biens ou services auprès d’un fournisseur local approuvé en vertu de la PPE des TNO ou de passer par une procédure de marché public. Le ministère ne doit pas choisir un fournisseur du sud comme fournisseur unique pour un achat de moins de 10 000 $ s’il existe une entreprise approuvée en vertu de la PPE qui peut fournir les biens et services recherchés. Voici ce que la politique d’encouragement aux entreprises stipule :

Dans la mesure du possible, les biens, les services et les ouvrages de construction d’une valeur inférieure à 10 000 $ doivent être achetés dans la collectivité directement auprès des entreprises approuvées par la PEE, mais aucun ajustement des soumissions ne sera appliqué.

Dans l’éventualité où aucune entreprise approuvée en vertu de la PPE ne serait en mesure de fournir les services et les biens (l’entreprise doit être approuvée pour la catégorie de biens concernée), ou de mener le projet de construction, le ministère devrait suivre l’ordre de préférence indiqué à la section « Quelles sont les répercussions des modifications sur la façon dont les ministères achètent des biens et services de moins de 10 000 $? ».

Est-ce que le processus d’affrètement aérien change?

Non. Si la valeur d’un affrètement aérien est inférieure à 10 000 $, ce service peut faire l’objet d’un contrat conformément selon l’ordre de préférence décrit précédemment. Le ministère doit utiliser le formulaire de contrat d’affrètement aérien des Services partagés de l’approvisionnement contenant toutes les clauses requises qui protègent le GTNO. Ce contrat doit être signé par les deux parties. Pour les affrètements aériens d’une valeur de 10 000 $ ou plus, ce sont les Services partagés de l’approvisionnement qui se chargeront des achats.

Existe-t-il une autre façon pour un ministère d’acquérir des services professionnels de plus de 10 000 $?

Les services professionnels qui peuvent être offerts par un fournisseur unique sont désormais définis comme étant uniquement ceux des professions établies ou réglementées par la législation des Territoires du Nord-Ouest, sans exception. La limite pour les marchés à fournisseur unique a augmenté à 50 000 $ pour les services professionnels énumérés. Tous les contrats à fournisseur unique de plus de 10 000 $ doivent être traités par les Services partagés de l’approvisionnement.

Existe-t-il une autre façon pour un ministère d’obtenir des contrats d’architecture et d’ingénierie de plus de 10 000 $?

La seule limite pour l’achat de services d’architecture et d’ingénierie est de $100 000 $. Tous les contrats à fournisseur unique d’une valeur supérieure à 10 000 $ doivent être traités par les Services partagés de l’approvisionnement, à moins qu’ils ne soient traités par les chargés de projet du ministère de l’Infrastructure et de la Société d’habitation des TNO.

Y a-t-il des exceptions aux règles d’achats auprès d’un fournisseur unique?

Oui, les modifications apportées aux limites des marchés à fournisseur unique ne s’appliquent pas aux baux ni aux produits énumérés dans la Politique sur les produits fabriqués aux TNO ou aux produits qui respectent les critères de fournisseur unique. Les contrats à fournisseurs uniques pour ces biens et services doivent être gérés par les Services partagés de l’approvisionnement, à moins qu’ils ne soient traités par les chargés de projet du ministère de l’Infrastructure et de la Société d’habitation des TNO.

Quelle est la limite de paiement par carte de crédit pour les titulaires d’une carte de crédit du GTNO?

La limite sur les cartes de crédit du GTNO peut désormais atteindre 10 000 $; cependant, il incombe à chaque ministère de décider s’il souhaite augmenter la limite sur les cartes de crédit.

Le personnel du GTNO qui autorise des dépenses et conclut des contrats assume-t-il d’autres responsabilités?

Le personnel d’un ministère qui autorise des dépenses et conclut des contrats doit connaître les limites de son autorité. Cela comprend, sans s’y limiter, le respect des principes suivants :

  • Prendre des mesures raisonnables pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix pour les fonds publics, y compris les documents nécessaires qui montrent que le bon processus d’approvisionnement a été suivi.
  • Comprendre et respecter la Politique d’encouragement aux entreprises.
  • Comprendre et respecter la Politique sur les produits fabriqués aux TNO.
  • Comprendre et respecter le Manuel sur l’administration financière de l’employeur.
  • Ne pas fractionner les exigences en matière d’approvisionnement pour contourner les limites (fractionnement des contrats)
  • Ne jamais signer un contrat établi par le fournisseur. En règle générale, seuls les contrats établis par le gouvernement des Territoires du Nord-Ouest doivent être signés par les deux parties.
  • Veiller à ce que les fournisseurs de services aient les assurances nécessaires.
  • Obtenir une attestation de conformité de la Commission de la sécurité au travail et de l’indemnisation des travailleurs (CSTIT), le cas échéant, avant le début d’un contrat de service et obtenir une attestation de conformité définitive avant d’approuver le paiement final d’un contrat de service.
  • Veiller à la sécurité des entrepreneurs ou des fournisseurs de services lorsqu’ils travaillent sur les propriétés du GTNO.
  • Tenir un dossier des contrats à fournisseur unique à des fins d’audit.